همه چیز درباره مدیریت

        امرسون در دوم آگوست سال 1853 در ترنتون[2] نيوجرسي به دنيا آمد . پدرش يك استاد اقتصاد سياسي بودكه در چند دانشگاه اروپايي تدريس نموده بود. امرسون در مدارسي در پاريس ، مونيخ ، سينا [3]، و آتن تحصيل نموده و پس از آن در رويال پلي تكنيك مونيخ به تحصيل مهندسي پرداخت . امرسون درحدي مشتاق يادگيري بودكه هركجا ميتوانست به كسب علوم مي پرداخت . او بعدها اظهار داشت كه روشهاي مديريت او عمدتاً متأثر از سه عامل بوده اند:

  مطالعه و كار با يك آموزگار اروپايي موسيقي ، يك پرورش دهندة اسب،  و يك مشاور راه آهن . امرسون پس از بازگشت به آمريكا ، از سال 1876 تا 1882 به تدريس زبانهاي مدرن در دانشگاه نبراسكا پرداخت و سپس به تجارت روي آورد و به سرمايه گذاري در اجراي چند قرارداد مهندسي اقدام نمود . وي ارزيابي مسير كابلهاي زير دريايي به آلاسكا و آسيا را براي دولت آمريكا اجرا نمود و سپس به بررسي معادن زغال سنگ در ايالتهاي غربي پرداخت . وي همچنين در اكتشافات معادن طلا در يوكون [4]در دهة1890 ، و نيز احتمالاً در معادن طلاي كلانديك [5] در سال 1898 نقش داشته است .

       همچنين در طول دهه 1890 ، به ارائه يك سري مشاوره خصوصي به شركتهاي راه آهن جهت سيستماتيك نمودن مديريت كارگاههاي تعمير و نگهداري پرداخت . از آنجا كه لكوموتيوها ، گرانترين تجهيزات شركتهاي راه آهن به شمار مي روند و با توجه به ميزان پيچيدگي زياد ،  به نگهداري بيشتري نياز دارند لذا بهبود زمان در سرويس بودن لكوموتيوها و كوتاه كردن زمان توقف آنها ، مي تواند باعث صرفه جويي صدها هزار دلاري شركتهاي راه آهني در هر سال گردد . تا سال 1900 ، امرسون به حدي در اجراي خدمات مشاوره اي خود موفق بود كه اغلب آنها را به اجرا رساند و شركت ارائه خدمات مشاوره اي خود را به نام شركت امرسون بنيان نهاد . در اين هنگام او به ارائه خدمات مشاوره جهت شركت هاي توليد كننده نيز مي پرداخت . تمركز عمده وي بر كاهش هزينه و حذف ضايعات بود ولي به تدريج ديدگاه خود را به سازماندهي و ساختار مجدد سازمانها جهت حصول كارايي بيشتر سوق داد .

       كاري كه او انجام مي داد ، مهندسي مؤثر فرايند بود كه طي آن تمامي فعاليت ها را از طراحي ، زمانبندي ، و توليد بگونه اي كه شركت را بصورت يك كل هماهنگ در نظر بگيرد ، بررسي مي كرد.

        سازماندهي مجدد كارگاه تعميرات راه آهن در سانتاف[6] كه از سال 1904 تا 1907 انجام گرفت باعث شهرت وي گرديد . او با استخدام 31 دستيار ، كل قسمت نيروي كشش راه آهن را از بالا تا پايين بررسي نمود و به اندازه گيري و جمع آوري داده ها پرداخت . نتيجة حاصل ، يك برنامة بهبود تحت نام ((بهبود فعاليت ها )) و داراي دو هدف عمده بود : ايجاد شرايط مطلوب كاري ، و بهبودكارايي.امرسون اين دو هدف را به يكديگرمرتبط يافت زيرادر حقيقت هدف اول مقتضاي دستيابي به هدف دوم بود و تا زمانيكه وظايف و ابزار كارگران استاندارد نميگرديد،امكان تغييرسيستم سرپرستي ومديريت كاركنان وجود نميداشت .تيم امرسون با تمركز برروي جريان وزمانبندي كارها ،ازاينكه هر شغلي مطابق با رويه هاي استاندارد انجام شود اطمينان حاصل نمود . تمامي كارها در درون كارگاه بگونه اي ترتيب داده شده بودند كه از محلي در دفتر مركزي قابل كنترل باشند . همچنين ميزان پيشرفت تعمير هر لكوموتيو بر روي يك صفحه نمايش داده مي شد . هنگاميكه وظايف و فعاليتها استاندارد شدند ، هر كس در كارگاه مي دانست كه چه انتظاري از او مي رود و برنامه زمانبندي به چه صورتي مي باشد و بسياري از كارهاي اضافه حذف گرديدند .

       اقدام بعدي امرسون ، راه اندازي يك سيستم پاداش بود كه بر اساس آن به هر كارگري كه بخوبي و با كارايي مطلوب كار خود را به انجام مي رساند ، پاداش تعلق مي گرفت .

       در سال 1906 ، راه آهن سانتاف توانست حدود 25/1 ميليون دلار در هزينه هاي خود صرفه جويي نمايد ، كار ماهيت جذاب تري پيدا نمود ، و امرسون بطور ناگهاني به يكي از مشاوران برجسته در آمريكا تبديل گرديد .

       در سال 1915 ، وي روش هاي كارايي خود را به بيش از 200 شركت از جمله بسياري از شركتهاي راه آهن و معدن و همچنين تعدادي از توليد كنندگان ارائه نمود . امرسون همچنان به توسعه سيستم و اصول معروف دوازده گانة خود دربارة كارايي ادامه مي داد ، و همچنين به جذب شركاي باهوش نظير هربرت كسون[7] كه يكي از چهره هاي معروف در زمينه كارايي بود و چارلز نويپل[8]، شريك سابق تيلور و يكي از پيشگامان رفتار سازماني اقدام نمود.

در سال 1921 امرسون بعنوان عضو كميسيون هربرت هوور جهت حذف ضايعات در صنايع فعاليت نمود و نهايتاً در اواخر دهة 1920 بازنشسته گرديد و در 23 مه 1931 در نيويورك درگذشت .

       همانطور كه قبلاً گفته شد ، امرسون كارايي را به دنياي تجارت معرفي نمود و آن را جزء اصول طبيعي مي دانست و معتقد بود مثالهاي زيادي در جهان وجود دارند كه اين واقعيت را اثبات مي نمايند . يكي از كاراترين ارگانيسم ها در جهان بدن انسان مي باشد كه خود تنظيم بوده و از منابع ورودي خود نظير هوا ، آب ، غذا و … به بهترين نحو استفاده بعمل مي آورد . بنابراين دستيابي به كارايي اينگونه نيست كه يك سيستم كارا بسازيم ، بلكه بايد سازمان را بگونه اي ساختار داد كه بطور طبيعي ، كارايي از آن حاصل گردد. بر همين اساس بهترين راه دستيابي به كارايي ،  حذف عدم كارايي مي باشد.

       به گفته امرسون ، عدم كارايي ها به دو شكل ايجاد مي گردند : عدم كارايي در فرايندها و مواد ، و عدم كارايي در مردم ، اجتماع ، و ملل . از بسياري جهات اولين نوع عدم كارايي كم ضررترين آنها مي باشد . هنگاميكه از مواد ناكارآمد استفاده شود ، به سادگي ضايع مي شوند ، هنگاميكه فرآيندي ناكارا باشد ، به سادگي متوقف مي شود ، ولي در عدم كارايي انسان و يا يك ملت حد و مرز مشخصي وجود ندارد و لذا بسيار جدي و خطرناك مي باشد و اگركارايي انسان درون يك فرهنگ يا ملت محصور شده باشد، ثابت مي ماند . امرسون اشاره مي كند علي رغم اهميت كارايي انسان ، توجه علوم بصورت گسترده بر نقاط ديگر تمركز يافته است .

        اينجاست كه ما يك تفاوت آشكار ميان مكتب مديريت علمي تيلور و امرسون مشاهده مي كنيم زيرا در نظر تيلور ، تمامي عدم كارايي هاي فرايند داراي اهميت خاصي بودند .

       امرسون معتقد است به منظور دستيابي به كارايي انساني ، رعايت دو شرط ضروري مي باشد :استانداردهاي صحيح ، و سازمان صحيح .از ميان اين دو كاملاً آشكار است كه سازمان بايد در اولويت باشد . امرسون در سال 1909 در كتاب (( كارايي بعنوان يك مبنا براي عمليات و دستمزد[9] )) ، سه فصل كامل را به روش سازماني (( صف و ستاد )) اختصاص داد . مدل صف و ستاد در عمل متشكل از دو زير مدل سازماني مي باشد : سازمان صف و سازمان ستاد . سازمان صف سلسله مراتبي و وظيفه اي بوده و هر شخصي موقعيت خود را ميداند و وظايف خود را بر مبناي رويه اي خاص به انجام مي رساند . سازمان ستاد زنده و رابطه اي بوده و اعضاي آن براي انجام وظايف خود به يكديگر وابسته ميباشند . يك تفاوت اصلي ميان اين دو در نقش دانش مي باشد . در سازمان صف ، يك نفر وجود دارد كه بيش از همه مي داند و او هست كه سازمان را هدايت مي كند ؛ بنابراين اگر رهبر سازمان كنترل را از دست بدهد ، سازمان نيز از دست خواهد رفت . در سازمان ستاد ، از دانش بصورت گسترده استفاده مي شود و قدرت سازمان ستاد در توانايي تقويت اثر بخشي ساير اعضاي ستاد مي باشد .

        بهترين نوع سازمان آن است كه در آن تركيبي از اصول صف و ستاد بكار رفته باشد و ساختار وارگانيسم مركبي ايجاد گرديده باشد . امرسون بطور ساده  به بيان مثالي از يك تيم بيسبال مي پردازد . تيم مهاجم از اصل صف استفاده مي كند به اين ترتيب كه هر يك از بازيكنان به ترتيب وارد عمل شده و بدون هيچ وابستگي به هم تيمي هاي خود به حمله مي پردازد . تيم مقابل از اصل ستاد استفاده مي كند بدين ترتيب كه پرتاب كننده ،گيرنده و مدافعين همانند يك واحد با يكديگر همكاري مي كنند و همگي تا حدودي به يكديگر وابستگي دارند . به مرور كه بازي به پيش مي رود ، دو تيم نقش خود را عوض   مي كنند و پيروزي نهايي هر تيم به تيم مقابل بستگي دارد .

       بايد توجه داشت كه ماهيت اصلي صف و ستاد از ورزش ناشي نمي شود و به علوم نظامي باز مي گردد . در اين رابطه ، امرسون از فيلد مارشال وون مولتك[10] بعنوان بزرگترين حامي اصول صف و ستادمكرراً در كارهاي خود نام برده است .

       امرسون نياز به استانداردها را به سازمان ستاد مرتبط نموده است و به نظر او سازمان صف به استانداردهاي زيادي نياز ندارد . وي معتقد است توجه به استانداردهاي اندازه گيري و فرايند كه بر اساس علوم مي باشند ، باعث حذف عدم كارايي ها و حصول كارايي مي گردد . او همچنين به فرايند بهبود مستمر همراه با اصلاح استانداردها در اثر علوم جديد معتقد بود و مي گفت :

     استانداردهاي ستاد بر اساس اختيارات خاص انساني مي باشد و اين تا زماني ادامه دارد كه حقايق جديد اختيارات بهتري جايگزين نمايد و در نتيجه استانداردها نيز اصلاح شوند . به نظر امرسون استانداردهاي ستاد ، موضوعات موهوم و تئوري نمي باشند بلكه برآوردهاي علمي هستند كه براي بهره گيري صف تهيه ميشوند وتنها توجيه استانداردهاي مذكوراين است كه باعث كارايي بيشتر در عمليات صف ميگردند.اين استانداردها بايد در قالب دستورالعمل هاي ثابت در واحدهاي صف ابلاغ شوند بگونه اي كه همه بدانند هدف چه ميباشد و لذا انحرافات ايجاد شده توسط صف مورد توجه قرار گرفته و اصلاح شوند .

      به منظور ايجاد و دستيابي به استانداردها ، لازم است به بررسي دقيق پنج ميدان مختلف در فعاليت مورد نظر پرداخت : 1) روشهاي حمل و نقل مواد 2)وضيعت ماشين آلات و ابزارها 3) بررسي نيروي كار و اينكه ميان تصور كارگران از كاري كه انجام مي دهند و كاري كه واقعاً در حال انجام مي باشد تفاوت وجود نداشته باشد 4) ارتباط ميان هزينه هاي جاري و هزينه هاي استاندارد 5) سرعت جريان كار در درون شركت . هر يك از اين بررسي هاي پنجگانه بايد در مرحلة بعد بصورت يك قلم براي اندازه گيري و كنترل در نظر گرفته شوند و سپس سيستمهاي استاندارد مرتبطي براي موضوعات پنجگانه ذيل طراحي و اجرا گردد :

1) جابجايي مواد بگونه اي كه ضايعات حذف شوند  2) تعميرات و نگهداري بگونه اي كه ماشين آلات در وضعيت هاي خوبي بسر برند 3) دستمزدها ، بگونه اي كه از داشتن انگيزه و روحيه كاري كاركنان اطمينان حاصل شود 4)هزينه يابي بگونه اي كه از قابليت اندازه گيري سود و زيان اطمينان حاصل شود 5) زمانبندي  انجام وظايف و فرايندها جهت حصول اطمينان از انجام كار در يك زمان مشخص و با يك نرخ طبيعي و بدون تأخير . فلسفه امرسون تحت عنوان (( اصول دوازده گانه كارايي )) بصورت خلاصه به شرح ذيل ميباشد :

1)          تعريف ايده آل ها بصورت روشن :سازمان بايد بداند چه اهدافي دارد ،  به چه منظوري فعاليت ميكند و رابطه آن با اجتماع به چه صورتي ميباشد .

2)  قضاوت صحيح

3) توانايي بكارگيري مشاوره : سازمان در صورت عدم وجود متخصص مورد نياز ، بايد در جستجوي مشاوران خبره و خارج از سازمان باشد .

4) نظم : توجه به نظم دروني و خود كنترلي در حد بسيار بيشتر از نظم سازماني از بالا به پايين . 

5) برخورد مناسب : با كاركنان بايد هميشه بصورت مناسب و عادلانه رفتار شود تا بدينوسيله موجبات مشاركت آنها در حركت بسوي كارايي فراهم آيد .

6) سوابق قابل اطمينان ، در دسترس و كافي : به منظور بررسي ميزان دستيابي به كارايي ، اندازه گيري در طول زمان از اهميت خاصي بر خوردار ميباشد .

7) سرعت : گردش كار بايد بگونه اي زمانبندي شود كه فرايند بصورت يكنواخت به اجرا درآيند .

8)‌ استانداردها و زمانبندي : اجراي استانداردها و زمانبندي همانطوركه قبلاً بيان شد ، نقش اساسي در حصول كارايي دارد .

9) شرايط استاندارد : شرايط محيط كار بايد بر طبق مفاهيم علمي استاندارد شده ، و همگام با علوم جديد به روز رساني شود . 

10) عمليات استاندارد : عمليات مختلف بايد پيرو اصول علمي باشند بويژه در مباحث مربوط به برنامه ريزي و روشهاي كار .

11) دستور العمل هاي مكتوب : تمامي استانداردها بايد در قالب دستور العمل هاي مكتوب ثبت شوند بگونه اي كه به راحتي در دسترس كاركنان و سرپرستان بوده و نه تنها به بيان جزئيات استانداردها بپردازند بلكه روشهاي تعيين استانداردها را نيز بيان نموده باشند .

12) پاداش كارايي : اگر كاركنان به كارايي دست يابند آنگاه بايد به آنها پاداش داده شود .

     امرسون حصول كارايي سازماني را از پايين به بالا مي داند . بنابراين كاركنان ستادي بايد به كاركنان صف ياري رسانند و گرچه كاركنان ستادي داراي موقعيت كنترلي بوده و از قدرت تنبيه و ايجاد نظم بر كاركنان صف برخوردار مي باشند ، ولي در نهايت كاركنان صف را بسوي كارايي بيشتر سوق مي دهند .

      لذا كارگران ، با ماشين آلات خود بگونه اي رفتار مي كنند كه به كاراترين شكل عمل نمايند و نه اينكه آنها را تحت فشار گذارند ، به همين ترتيب سرپرستان به كاركنان خود كمك مي كنند تا آنها را در رسيدن به اهدافشان ياري رسانند و نه اينكه به كنترل و رفتار اقتدار گرايانه نسبت به آنها بپردازند ، و سرانجام اينكه مديرعامل سازمان ، خدمتگزار سازمان ميباشد و نه رئيس آن .

      امرسون اين اصول را به فراتر از سازمان نيز گسترش مي دهد زيرا سازمانها را در بدنة اجتماع بزرگتري مي بيند و معتقداست اجتماعات كاراتر، سازمانهاي كاراتري در اختيار دارند . امرسون يك منتقد جامعه آمريكايي  اوايل قرن بيستم بود زيرا آنها را بدون كارايي و با تجهيزاتي ناكارامد مي دانست كه توان رقابت با قدرت اروپا و يا قدرت رو به فزوني ژاپن را نداشتند . علي رغم اينكه امرسون فرهنگ اروپايي را تمجيد مينمود ، ولي معتقد بود اين فرهنگ بدون توجه به نيازهاي جامعة جديد آمريكايي پياده شده است . امرسون تصور مي كرد با استفاده از روشهاي كارايي نظير اصل صف و ستاد ( كه آن نيز يك محصول اروپايي بود ) مي توان در صنايع آمريكا ، ضايعات را حذف نموده و كارايي و موقعيت رقابتي را احياء نمود .

     اگرچه از امرسون بعنوان قسمتي از جنبش مديريت علمي ياد مي شود ، هوريس دروري [11]معتقد است وي بيش از هر شخص ديگري در معرفي موضوع مديريت علمي نقش داشته است ، و هربرت كسون اغلب او را بهترين حامي مديريت علمي مي ناميد .

     ارزيابي ارتباط ميان امرسون و ديگر چهره هاي جنبش مديريت علمي به راحتي امكان پذير نمي باشد . او با كارهاي تيلور از همان مراحل آغازين آشنا بود و دروري مي گويد هنگاميكه تيلوردرسال1903 درحال قرائت متن مشهور خود دربارة مديريت فروشگاه  بود، امرسون نيز يكي از شنوندگان آن بوده است . دروري همچنين مي گويد امرسون گاهي اوقات به تيلور بعنوان منبع ايده هاي خود اشاره مي نموده است . امرسون معتقد است برخي از ايده هاي تيلور جاه طلبانه بوده و احتمال موفقيت آنها اندك بوده است و تأكيد بيشتر امرسون بر كارايي انساني و سازماني تا كارايي فرايند ، نشان دهندة روش متفاوت وي در مقايسه با روش تيلور مي باشد . تفاوت ديگر در اين حقيقت نهفته است كه در حاليكه تيلور به ايجاد و استفاده از سيستمهاي توليد استاندارد تأكيدمي كرد، شيوة امرسون تأكيد بر انعطاف پذيري عمليات توليد داشت و زمانهاي استانداردي كه در نظر گرفته بود بصورت تقريبي بوده و حالت قطعيت نداشت و بعلاوه امرسون بر خود جهت يابي كاركنان نيز معتقد بود .

     به نظر امرسون ، كارايي عبارت بود از حذف ضايعات و نه ايجاد سيستمهاي جديد .

     گرچه نگرش امرسون با مديريت علمي مرتبط است ، ولي كار او بيشتر به يك فلسفه شباهت دارد تا يك علم . سرانجام اينكه اگر سازمان و اصول بكار گرفته شده توسط امرسون را بررسي نماييم ، درمي يابيم كه آنها بيشتر منشأ اروپايي دارند تا آمريكايي و در تفكر او ، علوم و هنر هر دو داراي جايگاه يكساني مي باشند ، و مديريت فقط به نتايج محدود نمي شود بلكه دامنة آن بسيار فراتر از نتايج است .

[1] Harrington Emerson

[2] Trenton

[3] Siena

[4] Yukon

[5] Klondike

[6] Santa Fe

[7] Herbert Casson

[8] Charles Knoeppel

[9] Efficiency as a Basis for Operations and Wages

[10]Field-Marshal Von Moltke  

[11] Horace Drury

منبع:www.bluesheen.com